Tietosuojaseloste

1. TIETOSUOJASELOSTE / ASIAKAS

(PäIVäYS 23.4.2021)

1.1. Rekisterinpitäjä

Base Henkilöstöpalvelut Oy / Ahventie 4, 02170, Espoo

1.2. Tietosuoja-asioista vastaava henkilö

Anastasia Rantala / Toimitusjohtaja

+358 40 188 39 88 / anastasia@base.fi

1.3. Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa selostetaan, millä tavoin rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaan asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä henkilötietoja.

1.4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yritysasiakkaiden henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, rekisterinpitäjän palvelujen tuottamiseen ja personointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakasviestintään, jota toteutetaan sähköisesti ja kohdennettuna.

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin rekisterinpitäjän konserniin kulloinkin kuuluvien yhtiöiden ja rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin

(muun muassa suoramarkkinointi, etämyynti ja mielipide- ja markkinatutkimukset). Tietojen luovutetaan yhteistyökumppaneille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat yritysasiakkaita koskevan rekisterin toiminta-ajatusta eivätkä ole rekisterin käsittelytarkoitusten kanssa yhteen sopimattomia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yritysasiakkuuden hoitamisen muodostama oikeutettu etu sekä siihen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöönpano.

1.5. Käsiteltävät henkilötiedot

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yhteystiedot työpaikalle

(postiosoite, puhelinnumero, sähköposti) ja rekisteröidyn asemaa koskevat tiedot, titteli ja rooli

• Markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot, kuten

suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, markkinointitoimenpiteet

• Yritysasiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyviä tietoja, kuten asiakasnumero, asiakkuuden alkamis- ja päätymistiedot sekä tapa, asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyviä tietoja (esim. tilaus- ja peruutustiedot, palautteet sekä asiakaspalvelutapahtumien taltiot), laskutus- ja perintätiedot
• Sähköisten palvelujen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten uutiskirjeen

tilaaminen ja evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja sekä tunnistetun käyttäjän palveluun liittyviä tietoja, kuten palvelun ominaisuuksien tiedot.  Käyttäjätunnus ja salasana

• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

1.6. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden rekistereistä, kaupparekisteristä sekä yrityksiltä ja viranomaisilta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja.

1.7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsitellään yrityksen ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely. Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat yritysasiakasrekisterin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton tämän rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista työntekijän etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

1.8. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

1.9. Tietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai siihen asti, kun saamme poistopyynnön.

1.10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä henkilötietoja sinusta on kerätty sekä vaikuttaa siihen, miten käytämme niitä. Seuraavat oikeudet kuuluvat sinulla voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Tarkastusoikeus – sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön, jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset.

Vastustamisoikeus – jos koet että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi tai että olemme käsitelleet niitä lainvastaisesti, voit vastustaa tietojesi käsittelyä. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian.

Oikeus tulla unohdetuksi – rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Valitusoikeus – Jos koet että rikomme voimassa olevaan lainsäädäntöä

henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Ohjeita valituksen tekoon löydät osoitteesta https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

1.11. Evästeiden käyttö

Internet-sivustomme sisältävät evästeitä, sillä haluamme tarjota sinulle internetissä käytännöllisiä, helppoja ja luotettavia palveluita. Evästeitä käytetään tallentamaan pieniä tiedostoja laitteellesi, esim. tietokoneellesi tai älypuhelimeesi. Evästeen tyypistä riippuu, kuinka pitkään aikaa se säilyy laitteellasi. Meidän sivustoillamme evästeet eivät sisällä henkilötietoja, eikä niitä voida käyttää vierailijan tunnistamiseen.

Evästeiden on tarkoitus parantaa käyttömukavuutta (kun syötät käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, nämä säilyvät muistissa niin, ettei sinun tarvitse antaa samoja tietoja useampaan kertaan yhden istunnon aikana) ja käyttäjäkokemusta (käytämme evästeitä saadaksemme tietää, kuinka vierailijat päätyvät sivustollemme, jotta voimme parantaa palveluitamme. Esimerkiksi Google Analytics auttaa meitä analysoimaan, kuinka vierailijat käyttävät sivustoamme, ja sen avulla voimme myös seurata sivustomme liikennettä).

Voit aina muokata henkilökohtaisia asetuksiasi selaimessasi ja estää evästeiden käytön.

1.12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme tietosuojakäytäntöjämme ja siitä johtuen, voi olla tarpeen muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Mikäli muutokset ovat merkittäviä tai jos aiomme käyttää tietoja muihin kuin tässä ilmoitettuihin tarkoituksiin, ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille.

Jos sinulla on kysymyksiä asiaan liittyen, niin otathan yhteyttä anastasia@base.fi

2. TIETOSUOJASELOSTE / TYöNHAKIJA JA TYöNTEKIJÄ

(PäIVäYS 23.4.2021)

2.1. Rekisterinpitäjä

Base Henkilöstöpalvelut / Ahventie 4, 02170, Espoo

2.2. Tietosuoja-asioista vastaava henkilö

Anastasia Rantala / Toimitusjohtaja

+358 40 188 39 88 / anastasia@base.fi

2.3. Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, millä tavoin rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoihin ja työntekijöihin liittyviä henkilötietoja.

2.4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Työnhakijatietoja käsitellään rekrytointiprosessiin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään hakijaviestinnän toteuttamiseksi. Työnhakijatietoja käsitellään työnhakijan pyynnöstä ja hakijaviestintään rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu tiedottaa ajankohtaisista asioista sekä tarjota mm. työnhakuun ja -elämään liittyviä tietoja.

Työntekijän henkilötietoja käsitellään työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitoon liittyen. Lisäksi tietoja käsitellään työntekijäviestinnän toteuttamiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on työntekijän ja rekisterinpitäjän työsuhteen perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä työnantajavelvoitteiden hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö. Erityisten henkilötietojen käsittelyyn on työntekijän suostumus.

Rekisterin tietoja käytetään:

• Rekrytointiprosessin hoitoon
• Hakijaviestintään
• Työsuhteen hallintaan
• Työajan ja poissaolojen seurantaan
• Työntekijäyhteydenpitoon
• Palkan ja palkkioiden maksuun
• Luontaisetujen hallintaan (mm puhelin-, auto-, liikunta- tai lounasetu)
• Rekrytointiin
• Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (mm verotus, vakuutukset, Kela)
• Työterveyshuollon järjestämiseen
• Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen
• Rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun

Henkilötietoja voidaan käsitellä edellä mainituissa tarkoituksissa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä.

2.5. Käsiteltävät henkilötiedot työnhakijat

• Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.
• Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, pätevyydet, osaamiset,

kielitaito yms.

• Työkokemus, esimerkiksi työhistoria ja suosittelijat, työlupa.
• Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne,

toiveet työtehtäviin ja työpaikan sijaintiin liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.

• Muut työnhakuun liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot

2.6. Käsiteltävät henkilötiedot työntekijät

Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

• työnhakuprosessiin liittyvät tiedot (työhakemus, koulutus, työkokemus,

pätevyydet, muut työntekijän antamat tiedot)

• yksilöinti ja yhteystiedot (etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika ja henkilötunnus, sukupuoli) sekä muut tunnistamista varten tarvittavat tiedot esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta
• työsopimus ja muut työsuhteeseen liittyvät sopimukset (työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohta, työsuhteen luonne, luontaisedut)
• työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (sairauspoissaolot, vuosilomat, muut poissaolot)
• ammattiliittotiedot (tiedot kerätty työntekijän suostumuksella ja ne ovat tarpeen esim. liiton jäsenmaksun tilitystä varten)
• työtehtävien sisältöä, kehittymistä ja suoriutumista sisältävät tiedot
• työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (rahapalkka,

luontaisedut, palkkiot, verotustiedot, matka- ja kulukorvaukset, työnantajamaksutiedot)

• työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentila (tiedot

kerätty työntekijältä itseltään tai toisaalta hänen kirjallisella suostumuksellaan ja tietojen käsittely on tarpeen)

• verotus, työterveys- ja vakuutustiedot
• työvälineisiin ja -varusteisiin liittyvät tiedot
• työsuhteen päättämiseen liittyvät tiedot (sopimukset, työtodistus)
• edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot

2.7. Rekisterin säännönmukaiset lähteet

Työnhakijoita ja työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti heiltä itseltään. Lisäksi tietoja kerätään työsuhteen ja työantajavelvoitteiden hoitamiseksi käytetyistä järjestelmistä. Työnhakijan tai työntekijän suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös muualta. Henkilön luottotietojen tai rikosrekisteritietojen hankkimiseen, henkilön luotettavuuden selvittämiseksi, ei tarvita lupaa. Tällaisten tietojen hankkimisesta on rekisterinpitäjän kuitenkin ilmoitettava henkilöille etukäteen.

2.8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja käsitellään konserniin kuuluvien yritysten ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely. Henkilötietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat työnhakija- tai työntekijärekisterin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton tämän rekisterin käyttötarkoitusten kanssa.

Työnhakijan ja työntekijän henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista työntekijän etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, voidaan tietoja luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

2.9. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

2.10. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön. Kaikki tiedot liittyen työnhakuun säilytetään rekisterissämme 2 vuotta viimeisestä toimenpiteestä tai yhteydenotosta. Kaikki tiedot liittyen työsuhteeseen säilytetään lain vaatiman ajan.

2.11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä henkilötietoja sinusta on kerätty sekä vaikuttaa siihen, miten käytämme niitä. Seuraavat oikeudet kuuluvat sinulla voimassa olevan lainsäädännön puitteissa:

Tarkastusoikeus – sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Voit myös tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön, jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset.

Vastustamisoikeus – jos koet että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi tai että olemme käsitelleet niitä lainvastaisesti, voit vastustaa tietojesi käsittelyä. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian.

Oikeus tulla unohdetuksi – rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Valitusoikeus – Jos koet että rikomme voimassa olevaan lainsäädäntöä

henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Ohjeita valituksen tekoon löydät osoitteesta https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

2.12. Evästeiden käyttö

Internet-sivustomme sisältävät evästeitä, sillä haluamme tarjota sinulle internetissä käytännöllisiä, helppoja ja luotettavia palveluita. Evästeitä käytetään tallentamaan pieniä tiedostoja laitteellesi, esim. tietokoneellesi tai älypuhelimeesi. Evästeen tyypistä riippuu, kuinka pitkään aikaa se säilyy laitteellasi. Meidän sivustoillamme evästeet eivät sisällä henkilötietoja, eikä niitä voida käyttää vierailijan tunnistamiseen.

Evästeiden on tarkoitus parantaa käyttömukavuutta (kun syötät käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, nämä säilyvät muistissa niin, ettei sinun tarvitse antaa samoja tietoja useampaan kertaan yhden istunnon aikana) ja käyttäjäkokemusta (käytämme evästeitä saadaksemme tietää, kuinka vierailijat päätyvät sivustollemme, jotta voimme parantaa palveluitamme. Esimerkiksi Google Analytics auttaa meitä analysoimaan, kuinka vierailijat käyttävät sivustoamme, ja sen avulla voimme myös seurata sivustomme liikennettä).

Voit aina muokata henkilökohtaisia asetuksiasi selaimessasi ja estää evästeiden käytön.

2.13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme tietosuojakäytäntöjämme ja siitä johtuen, voi olla tarpeen muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Mikäli muutokset ovat merkittäviä tai jos aiomme käyttää tietoja muihin kuin tässä ilmoitettuihin tarkoituksiin, ilmoitamme muutoksista rekisteröidyille.

Jos sinulla on kysymyksiä asiaan liittyen, niin ota yhteyttä anastasia@base.fi